Hoe slimmere printers bedrijven hoofdpijn kunnen besparen

Het printen van fysieke documenten is nog steeds een ongelooflijk belangrijk onderdeel van elk kantoor. Zonder de juiste controles bestaat er een reëel risico dat een bedrijf enorme kosten maakt – maar een nog grotere zorg is de veiligheid.

Dat is zowel vanuit het oogpunt van vertrouwelijke documenten die op een printer worden ontdekt, als vanuit het oogpunt van verouderde printers die worden gehackt.

De oplossing voor al deze problemen is het implementeren van Slimme Printer die wordt ondersteund door een goed printmanagementsysteem.

Wat is een slimme printer?

Een slimme printer ziet er uit en gedraagt zich als een typische netwerkprinter. Het heeft echter een scala aan functies die helpen om de kosten te verlagen en gebruikers bewuster te maken van wat ze printen.

Slimme printers worden aangesloten op een printmanagementsysteem dat zorgt voor algemene controle en rapportage. Het is deze combinatie van technologieën die samen zorgen voor lagere kosten.

Vermindering van de kosten

Mensen zijn vreselijke gebruikers van printers. In een druk kantoor kun je  garanderen dat elke printer zijn uitvoerbak vol met pagina’s heeft die niet echt nodig zijn.

Dit kan zijn omdat de opdracht naar de verkeerde plaats is gestuurd, iemand is vergeten de afdruk op te halen, of omdat een opdracht niet is afgedrukt zoals de gebruiker dat wil.

Als mensen per ongeluk weglopen met de afdruktaak van iemand anders, waardoor een nieuwe afdruk wordt geforceerd en de kosten voor bedrijven stijgen.

Hoewel de kosten van het laserprinten zijn gedaald, met een zwart-wit pagina die ongeveer 2p kost en een kleurenpagina ergens tussen 5p en 10p, kan het afval gemakkelijk oplopen tot duizenden ponden per jaar voor een middelgroot kantoor. Dat is zelfs zonder rekening te houden met de milieukosten.

Het voorlichten van gebruikers over wat ze moeten printen (en wat niet), plus standaardinstellingen voor alle gebruikers om het tonergebruik te verminderen, is een goed uitgangspunt.

Maar het aanpakken van de printers zelf en het overstappen naar slimme printers kan een nog grotere impact hebben.

Lees ook: Top 8 redenen om te doneren